File Excel bị nặng – Nguyên nhân và cách khắc phục

Deal Score0
Deal Score0

Các tệp Excel của bạn đột nhiên trở nên chậm chạp và chậm chạp. làm cho bạn cảm thấy khó chịu Vậy đâu là nguyên nhân và giải pháp cho những file Excel quá nặng? Trong bài viết này, PhanMemFREE sẽ hướng dẫn một số thông tin giúp bạn trả lời câu hỏi chính xác nhất.

Định dạng không có điều khiển

Sau đây là các lỗi định dạng gặp phải:

1. Loại bỏ các đường lưới bằng cách điền vào nền trắng.

Đường lưới là các đường mờ phân chia các ô trong một trang tính. Chúng tôi thường làm cho màu tô phải là màu trắng. Đặc biệt là khi chúng ta chọn tất cả các ô trong trang tính và tô màu chúng như thế này:

  • Bước 1: Chọn tất cả các ô trong trang tính bằng cách nhấp vào giao giữa tên cột và tên hàng.
  • Bước 2: Nhấp vào Tô màu nền và chọn Màu trắng.

Tệp Excel nặng

Không rõ ai đã cho bạn xem cái này. Nhưng hãy nhớ rằng phương pháp này Sai 100% và gây ra một lỗi nghiêm trọng là tập tin nặng

Có một cách dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều. đó là tắt màn hình lưới trong xem tab

Tệp Excel nặng

2. Cài đặt bộ lọc tự động Bộ lọc tự động không có điều khiển.

Đặt bộ lọc tự động thành không kiểm soát cũng sẽ làm cho tệp nặng hơn. Chúng ta thường mắc sai lầm khi không chọn trước vùng dữ liệu để lọc. Nhưng chỉ cần nhấp vào nút bộ lọc trong tab dữ liệu. Do đó, các chức năng bộ lọc được áp dụng cho các vùng dữ liệu dư thừa, không liên quan bên ngoài bảng tính được yêu cầu.

Tệp Excel nặng

Cách khắc phục là chọn vùng dữ liệu cần lọc trước và nhấp vào AutoFilter.

3. Thiết lập xác thực dữ liệu Định dạng có điều kiện không có giới hạn

Hai chức năng xác thực dữ liệu và định dạng có điều kiện rất có liên quan. Vì vậy, nó thường được sử dụng, tuy nhiên, việc sử dụng nó là không hạn chế. Ngoài vòng kiểm soát Điều này sẽ gây ra một số lượng lớn các tệp và tính toán chậm hơn. Vì mỗi ô đều có xác thực dữ liệu. Định dạng có điều kiện, giống như các ô có công thức, cũng gây lãng phí tài nguyên. bộ nhớ cho điều này cũng cần tính toán các điều kiện liên quan

do đó phải tuân thủ các nguyên tắc có thể được đặt ở bất cứ đâu Hoặc đặt giới hạn đặt trước và chỉ đặt ở đó tạm thời.

Ví dụ: chúng tôi muốn thiết lập xác thực dữ liệu cho vùng dữ liệu cột Tên mục. nhưng thay vì đặt toàn bộ cột Chúng tôi chỉ giới hạn từ hàng 2 đến hàng 1000, mong muốn bảng dữ liệu có khoảng 1000 hàng. Chúng tôi sẽ thiết lập các tiện ích bổ sung. Vì vậy, tốt hơn là bạn nên kiểm soát kích thước tệp.

Tệp Excel nặng

Lưu dưới định dạng tệp .xls.

Phần mở rộng tệp .xls là phần mở rộng tệp cho Excel 97-2003. Đây là phiên bản cũ hơn, độ nén thấp. Do đó, lưu ở định dạng này có thể làm tăng kích thước tệp. Nó cũng ảnh hưởng đến một số tính năng và chức năng không có trong các phiên bản cũ hơn. Chúng ta phải chú ý đến phần mở rộng tệp, định dạng tệp.

Nó thường được ghi ở hai định dạng sau:

  • Tệp không có macro: định dạng tệp .xlsx.
  • Tệp macro: tệp .xlsm hoặc .xlsb.

Quá nhiều công thức động

Tính toán nhanh hay chậm trong Excel phụ thuộc vào 2 yếu tố:

  • số lượng công thức nấu ăn
  • Độ phức tạp của công thức

Do đó, càng nhiều ô có công thức, tệp càng nặng thì càng phải tính toán nhiều. Khi ở chế độ Máy tính Tự động, mọi thay đổi Tất cả các công thức sẽ được tính toán lại để cập nhật. Vì vậy, để làm cho các tệp nhẹ và nhanh chóng. Vì vậy, chúng ta phải đặc biệt quan tâm đến việc lập lịch dữ liệu. Làm thế nào để giảm số lượng ô có công thức? Các thuật toán cần được phát triển để làm cho công thức đơn giản nhất có thể. Tính toán dễ nhất tránh đường vòng làm phức tạp vấn đề

Một số quy tắc cần nhớ khi sắp xếp dữ liệu:

  • Bảng dữ liệu (cơ sở dữ liệu – nơi dữ liệu được nhập vào) giảm thiểu số lượng công thức. Vì cấu trúc bảng dữ liệu thường lớn. Vì vậy, có rất nhiều hàng và cột. Do đó, nó nên được thiết kế để hoàn toàn mang tính thông tin. Tránh sử dụng các công thức trong bảng này.
  • Tránh sử dụng công thức mảng. Công thức mảng làm cho phép tính chậm hơn so với công thức bình thường. do đó hạn chế việc sử dụng công thức mảng. Trong trường hợp báo cáo có nhiều điều kiện Các hàm Sumifs, Countifs có thể được sử dụng thay cho các hàm Sumproduct, là công thức mảng.
  • Trong trường hợp bạn cần sử dụng nhiều công thức hoặc các tệp rất phức tạp. Bạn có thể đặt chế độ tính toán thành thủ công khi nhập dữ liệu. Khi lập báo cáo, cho phép tính toán bằng phím F9.

Lạm dụng quá nhiều tên thừa, tên xấu, liên kết đến các tệp bên ngoài.

Việc sử dụng Dãy tên cũng cần chú ý. Dải tên thường được sử dụng như một giải pháp để quản lý dữ liệu tốt hơn. Nó nhanh hơn để sử dụng trong công thức. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là khi sao chép dữ liệu được đặt tên, Excel sẽ cho phép đưa tên đó vào. Vì vậy, rất dễ có Tên tham chiếu đến các tệp khác, tên rác không mong muốn.

Dung dịch:

  • Kiểm tra trong hộp thoại Trình quản lý tên và lọc các lỗi tên. Tên đề cập đến một sổ làm việc khác sẽ được quản lý. (Hộp thoại Trình quản lý Tên trên tab Công thức)
  • Kiểm soát tên động Tên chứa công thức, hạn chế sử dụng những tên này khi có thể.

Trên đây là một số nguyên nhân và giải pháp đối với tệp Excel quá nặng mà PhanMemFREE đã chia sẻ với các bạn, hy vọng các bạn thành công trong việc xử lý sự cố và sử dụng Excel với hiệu suất tốt nhất!

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Phần mềm FREE